Integritetspolicy

Behandling av personuppgifter
Syftet med det här dokumentet är att:
  1. Tydliggöra ansvaret för att skydda dina rättigheter och din integritet
  2. Förklara hur vi använder de personuppgifter som du delar med dig av här på hemsidan eller när du använder tjänsten Seven Time
  3. Ge dig förståelse för vilka personuppgifter som vi samlar in och vad vi gör med dem

Parter och ansvar för behandlingen av dina personuppgifter

Hellapps AB, 556596-0753, är programleverantör av Seven Time, som nedan kallas "Tjänsten". Hellapps är personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter i Tjänsten och har då ansvar för de organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder som finns beskrivet på denna hemsida under ”Detta behöver du tänka på”. Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är “Kunden” som är det registrerade bolaget i Seven Time. Du som är användare och har egna inloggningsuppgifter till Tjänsten kallas nedan för “Användaren”. I Tjänsten finns rollen “Administratör” som är företrädare för Kunden i Tjänsten med ansvar att lägga upp användare och andra administratörer, tilldela rättigheter och ge instruktioner till Hellapps avseende behandlingen av data, inkl. personuppgifter i Tjänsten. Hellapps är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som du delar med oss när:
  • du beställer Tjänsten
  • du får inloggningsuppgifter och blir användare av Tjänsten
  • du använder Seven Time's app
  • du anmäler dig till någon av våra utbildningar
  • du har en fråga och/eller kontaktar oss
  • du besöker vår hemsida och accepterar cookies

Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

Vilka personuppgifter som behandlas varierar beroende på vilken företagsform du har. Företagsuppgifter kan bli personuppgifter för Kund som är en enskild firma. När du beställer Tjänsten samlar vi in dina kontaktuppgifter och företagsuppgifter. Alla användare har registrerade kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter samt onlineidentifikationer hos oss för att kunna använda Tjänsten. När du använder Seven Time's App kan du komma att ladda upp bilder i Tjänsten, som då kommer att behandlas av oss. Vid användning av Seven Time's App så kan platsen (GPS) lagras när tidregistrering sker (ifall Administratören av ert konto har aktiverat detta). Har du en fråga eller kontaktar oss gällande något annat ärende kan mängden personuppgifter och vilka det är variera beroende på vilken kommunikationskanal som används. Kategorier av personuppgifter är oftast kontaktuppgifter, onlineidentifikationer, företagsuppgifter samt ärendet i sig som ostrukturerat material, vilket innehåller de personuppgifter du valt att dela med oss. En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1. Information om vad cookies är och hur vi hanterar cookies finns beskrivet på vår sida Cookies på seventime.se.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Hellapps samlar in dessa personuppgifter om dig som användare och kund för att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av både Tjänsten och vår hemsida. Det behövs för att vi ska kunna identifiera dig, administrera ditt konto, för statistiska ändamål och för direktmarknadsföring (vilket du kan avregistrera dig från). De personuppgifter som samlas in vid beställning behövs för att hantera ordern, fakturera och skicka inloggningsuppgifter till dig. Alla användares personuppgifter behövs för att kunna ge dig tillgång till Tjänsten, för att du ska kunna använda Tjänsten, kunna skapa en behandlingshistorik åt dig som kund, kunna identifiera dig samt veta vilka användare och kunder som använder Tjänsten. Vid användningen av Seven Time's App godkänner du att Hellapps får tillgång till din kameramobil och bildgalleri för att du ska kunna ladda upp och behandla dina bilder i Tjänsten. Om "Administratören" har aktiverat det så godkänner du att platsen kan sparas när tidregistrering sker. När du kontaktar oss via någon av Hellapps kommunikationskanaler används informationen om dig för att kunna hantera ärendet, kunna kontakta dig och bidrar till att förbättra vår service genom att spara ärendet vid återkommande frågor. Besöker du Hellapps hemsida samtycker du till cookies för behandlingen av dina uppgifter.

Vilka delar vi personuppgifter med?

För att upprätthålla en kvalitativ tjänst så använder vi oss av underleverantörer för vissa funktioner, både inom och utanför EU/EES. En fullständig översikt avseende mottagare och platser för respektive behandling av personuppgifter i Tjänsten, finns tillgänglig i bilaga 2. Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet. Väljer du att aktivera en integration till konto i Tjänsten kommer vi att dela de personuppgifter som den integratören kräver, vilket då sker på din begäran.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Hellapps sparar personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Hellapps radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom ett år efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in. Uppgifter i Tjänsten raderar Administratören, men vid de fall det inte finns en teknisk funktion för radering behöver din Administratör kontakta oss. Personuppgifter som behandlas för fakturering sparas så länge det krävs som underlag till bokföringen. Uppgifter som samlas in när du kontaktar oss lagras så länge du är kund hos oss för att fullgöra vårt åtagande. Vid avslutad kundrelation kan vi lagra det baserat på intresseavvägning som bevismaterial ifall det skulle uppstå problem. Lagringen begränsas då till ett system och med kontrollerad behörighetsstyrning.

Vilka rättigheter har du?

Du som registrerad kund hos Hellapps har flera rättigheter som du bör känna till. Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigade skäl, begära ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig. Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet av personuppgifterna. Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade. Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen. Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande, profilering och invända direktmarknadsföring.

Om du vill veta mer

Har du frågor om denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill radera eller ändra felaktiga uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på seventime.se eller användarstöd som finns tillgängligt i Tjänsten.

Bilaga 1

Kategorier av personuppgifter

För att kunna använda Tjänsten behöver vi vissa uppgifter om dig. Exempel på sådana uppgifter är dina kontaktuppgifter, företagsuppgifter, inloggningsuppgifter samt online-identifikation. I de fall du kontaktar oss via vår ärendehantering, telefon eller chatt kan uppgifter förekomma i ostrukturerat material, vilket betyder att den information som hanteras är beroende på vilken information du själv väljer att dela med oss.

En detaljerad lista över de personuppgifter som hanteras samt vilken laglig grund som ligger till grund för behandlingen finns beskrivet nedan.

När Kategori av uppgift Personuppgifter Laglig grund
Beställning av testperiod av Tjänst Företagsuppgifter Företagsnamn Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Beställning av Tjänst Företagsuppgifter Företagsnamn
Adress
Postnummer
Ort
Organisationsnummer
Kontaktperson
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontakt via e-post Företagsuppgifter Företagsnamn
KundNr/AnvändarID
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
Telefonnummer
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Vid användning av Tjänsten Företagsuppgift Företagsnamn
Företagsadress
Postnummer
Ort
Org.nr
Kundnr
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Betalningsuppgifter Faktureringsadress Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
Personnummer (kan förekomma)
Telefonnummer
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Inloggningsuppgifter Användarnamn
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Onlineidentifikation IP-adress Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Bilder Bilder som ni laddar upp Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Vid användning av mobilapp Företagsuppgifter Företagsnamn
Företagsadress
Postnummer
Ort
Org.nr
Kundnr
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Kontaktuppgifter Förnamn
Efternamn
Personnummer (kan förekomma)
Telefonnummer
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Inloggningsuppgifter Användarnamn
E-post
Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Bilder Bilder som ni laddar upp Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig
Platsspårning (förekommer endast vid tidregistering om Administratören har aktiverat detta) GPS-koordinater Fullgöra våra kontraktuella åtaganden gentemot dig

Bilaga 2

Underleverantörer

Behandling Företag Land Syfte
Databasbackup MongoDB USA (Privacy shield) Kontinuerlig backup av databasen
Dokumentlagring Amazon Irland Lagring av dokument som laddas upp i Tjänsten
Google Analytics Google USA (Privacy Shield) Förbättra vår hemsida
Pushmeddelanden Google USA (Privacy Shield) För att skicka pushmeddelanden till Seven Time's Appar
Support/Helpdesk Zendesk USA (Privacy Shield) Supportärenden som ni skapar från Helpdesk eller inifrån Seven Time
SMS 46elks Sverige Används för att skicka SMS
Server hosting Glesys Sverige Hostning av servrarna för Tjänsten
Skicka e-post Wildbits USA (Privacy Shield) Wildbits tjänst Postmark används för att skicka e-post från Tjänsten