Ett digitalt attestflöde hjälper företag att effektivisera granskning och godkännande av fakturor, arbetstider och andra administrativa underlag. Genom att samla attesteringen i ett gemensamt system blir det enklare att säkerställa att rätt person granskar rätt uppgifter, samtidigt som företaget får bättre kontroll över godkännandeprocessen.
På Seven Time erbjuder vi ett flexibelt system för digital attestering där företag kan skapa attestflöden utifrån sina egna behov. Det minskar den manuella administrationen och bidrar till tydligare rutiner.
Vad är ett attestflöde?
Ett attestflöde är en process där uppgifter granskas och godkänns innan de behandlas vidare. Det kan exempelvis innebära att en projektledare attesterar arbetstider eller att en ekonomiansvarig godkänner leverantörsfakturor.
Med ett digitalt attestflöde kan företag ersätta manuella rutiner och e-postbaserade godkännanden med en mer strukturerad process. Beroende på verksamhetens behov kan flödet innehålla ett eller flera atteststeg där olika personer ansvarar för granskningen.
Digitala attestflöden med Seven Time
Med Seven Time kan företag hantera attestering av arbetstider, frånvaro, material, kundrapporter och leverantörsfakturor. Systemet gör det möjligt att anpassa attestflöden efter verksamhetens organisation, projekt och arbetsorder.
För tidrapporter och material finns överskådliga vyer där ansvariga kan godkänna enskilda poster eller flera samtidigt. Det går även att ställa in att attestering krävs innan uppgifter får användas för vidarefakturering.
För leverantörsfakturor erbjuder vi mer avancerade attestflöden med olika godkännandesteg, ansvariga användare och villkor.
Läs mer om vår funktion för attestering och digitala attestflöden och hur den kan anpassas efter företagets behov.
Attestflöde för leverantörsfakturor
Attestering av leverantörsfakturor är ett vanligt användningsområde för digitala attestflöden. Innan en faktura godkänns behöver företaget ofta kontrollera att fakturabelopp, leverantör och projektkostnader stämmer överens med gjorda inköp.
I Seven Time kan attestflöden för leverantörsfakturor anpassas utifrån exempelvis leverantör, fakturabelopp eller referens. Det går också att skapa mallar för återkommande godkännandeprocesser.
Ansvariga användare kan få notifieringar när fakturor behöver attesteras och använda noteringar för att kommunicera kring underlaget. Om en faktura behöver utredas kan attestflödet pausas och ansvar för åtgärden tilldelas.
Attestering av tidrapporter, frånvaro och material
Ett attestflöde kan även användas för att kontrollera arbetstid, frånvaro och material som registreras löpande i verksamheten.
Med Seven Time kan ansvariga granska tidrapporter innan uppgifterna används som underlag för exempelvis lönehantering eller fakturering. Genom att koppla attesteringen till projekt och arbetsorder kan arbetsledare kontrollera att registrerade timmar och kostnader stämmer överens med utfört arbete.
Det bidrar till mer korrekta fakturaunderlag och bättre kontroll över företagets projektkostnader.
Vilka företag har nytta av ett digitalt attestflöde?
Digital attestering är relevant för många verksamheter, särskilt företag där flera personer ansvarar för projekt, personal eller ekonomi.
Byggföretag och entreprenörer
Inom byggbranschen behöver arbetstimmar, material och leverantörsfakturor ofta granskas innan de används för fakturering eller projektuppföljning. Ett digitalt attestflöde gör det enklare för projektledare att kontrollera underlagen och följa projektens kostnader.
VVS- och installationsföretag
För VVS-företag och installationsverksamheter kan attestflöden förenkla kontrollen av arbetstider, materialkostnader och fakturor. Genom att koppla uppgifterna till rätt arbetsorder eller projekt blir administrationen mer strukturerad.
Serviceföretag och konsulter
Serviceföretag och konsultverksamheter kan använda digital attestering för att kontrollera rapporterad tid och andra kostnader innan informationen används för kundfakturering eller ekonomisk uppföljning.
Vill du se Seven Time i action?
Vi bjuder gärna på en demo, fyll i formuläret och hör av dig med en tid som passar dig så återkopplar vi inom kort!
Fördelar med digitala attestflöden
Genom att digitalisera företagets attestprocess kan flera administrativa moment förenklas. Ett digitalt attestflöde bidrar bland annat till:
- Minskad administration: Underlag granskas och godkänns direkt i systemet.
- Bättre kostnadskontroll: Fakturor, arbetstid och material kan kontrolleras innan vidare hantering.
- Tydligare ansvar: Företaget kan bestämma vem som ansvarar för olika atteststeg.
- Effektivare fakturahantering: Digitala godkännanden minskar behovet av manuell uppföljning.
- Bättre överblick: Ansvariga kan enkelt se vilka uppgifter som väntar på attestering.
Skapa ett effektivt attestflöde med Seven Time
För att skapa ett välfungerande attestflöde behöver företaget identifiera vilka uppgifter som ska granskas, vem som ansvarar för godkännandet och om flera attestnivåer behövs.
Med Seven Time kan företag skapa både enkla och mer avancerade attestflöden som anpassas efter verksamhetens storlek och arbetssätt. Genom att kombinera digital attestering med tidrapportering, projekthantering och leverantörsfakturor kan flera administrativa processer samlas i samma system.
Ett tydligt attestflöde gör det enklare att arbeta strukturerat, minska risken för fel och få bättre kontroll över företagets administration.