Guide - Så jämför du tidredovisningssystem

Börja med att definiera vad det är du vill ha?

Oavsett om du i dagsläget inte tidrapporterar alls, använder penna & papper eller vill byta från ett annat digitalt system så är det viktigt att klargöra varför du ska skaffa nytt. Vilka arbetssätt ska finnas på er arbetsplats och vilka nyttor ska systemet bidra till? I denna guide hoppas vi du kan få med dig kloka insikter innan du börjar jämföra system.

Ställ er följande frågor:
  1. Vad vill ni åstadkomma med att byta system? (t.ex. bättre kontroll på faktureringen, effektivisera arbetsorderhantering, förenkla tidrapportering för medarbetare.
  2. Vilka funktioner vill ni ha i systemet? (projekthantering, fakturering, attest, offerter, checklistor, notifieringar, etc)”
  3. Vad är viktigast i bytet? Gör en lista på det du vill åstadkomma och dela in i “Nödvändigt” och “Önskvärt””. Chansen att du hittar ett system som fungerar exakt som du tänkt är nämligen ganska liten och det är därför bra om du enkelt kan sortera bland leverantörerna med hjälp av din lista.

Guide - Fallgropar

Vår erfarenhet har lärt oss att det finns en del fallgropar som man som kund bör reda ut redan från start. Glöm därför inte att ta reda på följande fyra viktiga saker:

seventime
seventime
seventime
seventime
Integration

För att du ska få ut maximalt av ditt tidredovisningssystem är det av största vikt att du kan integrera det med dina övriga partners såsom ekonomisystem och lönesystem. I vissa branscher är också integration via EDI-kopplingar (direktkoppling till materialleverantörer hos tex VVS- och elfirmor) mycket viktiga. 

Behörigheter på användare, vem ska se vad?

Kontrollera så att systemet är uppbyggd på ett sätt så att ni kan styra vem som ska se och göra vad i systemet. Ofta har man en ganska klar bild av hur man vill ha det på företaget men det är långt ifrån säkert att systemet ni tittar på kan tillhandahålla det. I många system hänger behörigheten ihop med vilken sorts användare man köper, vilket kan leda till att man tvingas köpa en “dyr” användare bara för att man önskar högre behörigheter.

Tillgänglighet

Idag förväntar vi oss komma åt vårt system från både dator och app. Kontrollera dock att systemet finns tillgängligt på både webb, Android och IOS. Ni vill inte hamna i fällan där hälften av era medarbetares telefoner inte är kompatibla med systemet. 

Är det viktigt för er att systemet går att få på flera språk, kontrollera då även detta.

Servicenivå och utveckling

Support och vidareutveckling av systemet är viktiga frågor. Vårt råd är att testa supporten hos leverantören under införandet av systemet. Det ska vara lätt att få kontakt när man behöver det.

Fråga också om hur ofta systemleverantören uppdaterar systemet. Du vill inte hamna som kund hos en leverantör som är långsam med att anpassa sig till nyheter på marknaden, nya regelverk eller för den del inte lyssnar på önskemål från sina kunder.

Pris och prismodell

Projekt-, arbetsorder- och tidrapporteringssystem finns för alla företagsstorlekar och branscher. Det är viktigt att se över prismodellen, då många leverantörer har en väldigt bra produkt men du behöver kanske endast 50% av funktionerna.
Nedan har vi sammanfattat de tre vanligaste prismodellerna på marknaden samt för- och nackdelar med dessa.

Användare med olika funktionalitet

Leverantörerna som använder sig av denna modell tar olika betalt för olika typer av användare. Exempelvis 399 kr för admin-användare, 199 kr för standardanvändare och 99 för Basanvändare. Köp så många du vill av varje sort. 

Fördel:

Slipper betala för funktioner du inte använder på vissa användare. 

Nackdel:

Oftast ett högre snittpris på mindre bolag då andelen admin- och standardanvändare som behövs blir många i förhållande till totalen.

Alla användare kostar lika mycket - koppla funktioner

Samma kostnad för samtliga användare men kostnaden beror av hur många funktioner man kopplar på i systemet. 

Fördel:

Betala bara för det företaget behöver. 

Nackdel:

Samtliga användare kostar lika mycket även om bara en av dem använder en viss funktion.

Paketpris

Lilla-, Medium- och Stora paketet. Välj ett av dessa paket som gäller samtliga dina användare. 

Fördel:

Alla användare får samma funktioner och enkelt att jämföra pris.

 

Nackdel:

Risken är att man tvingas köpa mer än vad man behöver

Generellt kan man säga att oavsett hur prismodellen ser ut så är det viktiga för dig som ska jämföra att titta på snittpriset per användare. Det är ju trots allt det som är det bästa jämförelseindexet. 

Utöver snittpriset är det lite olika med hur leverantörerna tar betalt för tex startkostnader, integration och EDI-koppling, detta bör också vägas in även om det handlar om engångsavgifter. 

Dessutom kan det vara klokt att titta på hur låst du blir, vad händer tex om du efter ett år behöver ytterligare en funktion som du inte har/kommer åt idag samt om det finns uppsägningstider på systemet.

Ytterligare tips

Kundreferenser

Titta gärna efter “kundreferenser” på systemleverantörernas hemsidor. Kunder stoltserar inte gärna med sitt namn och företag hs leverantören om inte  samarbetet och systemet fungerar bra.

Vid ”googling”

När du googlar, titta inte bara på de första sidorna med träffar. Störst syns oftast först och mest bland annonserna men är inte nödvändigtvis den leverantör som passar ditt företag bäst

Jämförelsesidor:

Det finns idag två jämförelsesidor att tillgå för att få ytterligare vägledning, https://systemguiden.org/  och https://businesswith.se/. Titta gärna in på dessa för att få systemen ställda mot varandra i jämförelser. 

 

Vi hoppas att vår guide har gett er lite vägledning och tips hur man bör tänka i jakten på det perfekta systemet, nu återstår bara att önska lycka till och hoppas vi ses på vägen!

Teamet på Seven Time

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn