Så väljer du rätt arbetsordersystem

Att välja rätt arbetsordersystem eller program för arbetsorder är avgörande för att få kontroll över jobb, tidrapportering och fakturering. Idag finns många olika arbetsorderverktyg, från enkla lösningar till kompletta system för projekt, service och fältarbete. I denna guide går vi igenom vad du ska tänka på när du väljer ett system för arbetsorder, vilka funktioner som är viktiga och hur du hittar rätt lösning för ditt företag.

Vad ska ett arbetsordersystem innehålla?

Att välja rätt arbetsordersystem handlar inte bara om funktioner – utan om att hitta ett system som passar hur ni faktiskt arbetar i vardagen.

Oavsett om ni idag använder papper, Excel eller ett annat digitalt arbetsorderprogram är det viktigt att börja med att definiera vad ni behöver.

Ett modernt system för arbetsorder bör kunna hantera hela flödet – från planering till fakturering.

Ställ er följande frågor:

Vad vill ni förbättra med ett nytt arbetsordersystem?
Vill ni få bättre kontroll på faktureringen, minska administrationen eller effektivisera arbetsorderhanteringen ute i fält?
Vilka funktioner behöver ert arbetsorderprogram innehålla?
Exempel på viktiga funktioner kan vara:
- Skapa och hantera arbetsorder
- Tidrapportering direkt på arbetsorder
- Koppling till projekt och kunder
- Fakturering och underlag
- Checklistor, dokument och bilder
- Notifieringar och uppföljning
Vad är viktigast – och vad är ”nice to have”?
De flesta arbetsordersystem erbjuder många funktioner, men få system passar exakt alla behov. Genom att prioritera det viktigaste blir det enklare att välja rätt system.

Vanliga fallgropar när du väljer arbetsordersystem

När du väljer ett arbetsordersystem eller arbetsorderprogram finns det några vanliga fallgropar som är viktiga att känna till. Många företag fokuserar enbart på funktioner – men missar andra avgörande delar som påverkar hur bra systemet faktiskt fungerar i praktiken.

Här är fyra viktiga saker att kontrollera innan du väljer system för arbetsorder:

Integrationer i arbetsordersystem

För att få ut maximalt av ditt arbetsordersystem är det viktigt att det kan integreras med dina övriga system, såsom ekonomisystem och lönesystem.

I vissa branscher är också integration via EDI-kopplingar (direktkoppling till materialleverantörer hos tex VVS- och elfirmor) mycket viktiga.

Behörigheter i arbetsorderprogram, vem ska se vad??

Kontrollera så att systemet är uppbyggd på ett sätt så att ni kan styra vem som ska se och göra vad i systemet. Ofta har man en ganska klar bild av hur man vill ha det på företaget men det är långt ifrån säkert att systemet ni tittar på kan tillhandahålla det. I många system hänger behörigheten ihop med vilken sorts användare man köper, vilket kan leda till att man tvingas köpa en “dyr” användare bara för att man önskar högre behörigheter.

Tillgänglighet, fungerar arbetsordersystemet i mobil och webb?

Idag förväntar vi oss komma åt vårt system från både dator och app. Kontrollera dock att systemet finns tillgängligt på både webb, Android och IOS. Ni vill inte hamna i fällan där hälften av era medarbetares telefoner inte är kompatibla med systemet.

Är det viktigt för er att systemet går att få på flera språk, kontrollera då även detta.

Servicenivå och utveckling

Support och vidareutveckling av systemet är viktiga frågor. Vårt råd är att testa supporten hos leverantören under införandet av systemet. Det ska vara lätt att få kontakt när man behöver det.

Fråga också om hur ofta systemleverantören uppdaterar systemet. Du vill inte hamna som kund hos en leverantör som är långsam med att anpassa sig till nyheter på marknaden, nya regelverk eller för den del inte lyssnar på önskemål från sina kunder.

Pris på arbetsordersystem, vad kostar det?

Priset på ett arbetsordersystem varierar beroende på funktioner, antal användare och hur systemet är uppbyggt. Idag finns allt från enkla arbetsorderprogram till mer avancerade system med projekt, tidrapportering och fakturering i ett.

Det är därför viktigt att förstå hur olika prismodeller fungerar – och vad du faktiskt betalar för.

Nedan går vi igenom de vanligaste prismodellerna för arbetsordersystem samt deras för- och nackdelar.

Många leverantörer av arbetsordersystem tar olika betalt beroende på vilken typ av användare ni behöver.

Exempelvis kan en admin-användare kosta 399 kr, en standardanvändare 199 kr och en basanvändare 99 kr. Ni väljer själva hur många användare ni behöver av varje sort.

Fördel:

Ni slipper betala för funktioner som inte används av alla användare.

Nackdel:

Snittpriset kan bli högre för mindre bolag där andelen admin- och standardanvändare är stor i förhållande till totalen.

I många arbetsordersystem betalar du samma pris per användare, men den totala kostnaden beror på hur många funktioner du aktiverar i systemet.

Fördel:

Du betalar bara för de funktioner företaget faktiskt behöver.

Nackdel:

Alla användare kostar lika mycket – även om bara vissa använder specifika funktioner i arbetsorderprogrammet.

Många arbetsordersystem erbjuder paketlösningar, till exempel Lilla, Medium och Stora paket, där alla funktioner ingår för samtliga användare.

Fördel:

Alla användare får tillgång till samma funktioner, vilket gör det enkelt att komma igång och jämföra olika arbetsorderprogram.

Nackdel:

Risken är att ni betalar för funktioner som inte används i verksamheten.

Oavsett vilken prismodell ett arbetsordersystem har är det viktigt att jämföra snittpriset per användare. Det ger en tydligare bild av vad systemet faktiskt kostar över tid.

Utöver snittpriset bör ni även titta på eventuella kostnader för startavgifter, integrationer, EDI-kopplingar och andra tillägg som kan påverka totalkostnaden.

Det kan också vara klokt att se över hur flexibel lösningen är. Vad händer om ni behöver fler funktioner längre fram, vill justera antalet användare eller säga upp systemet?

Ytterligare tips

Kundreferenser

Titta gärna efter “kundreferenser” på systemleverantörernas hemsidor. Nöjda kunder stoltserar inte gärna med sitt företag och namn om inte samarbetet och systemet fungerar bra.

Vid ”googling”

När du googlar, titta inte bara på de första sidorna med träffar. Störst syns oftast först och mest bland annonserna men är inte nödvändigtvis den leverantör som passar ditt företag bäst

Ekonomisystemen

Hos bokföringssystemen, Fortnox, Spiris och Björn Lundén kan du läsa mer om integrationerna till de specifika arbetsordersystemen fungerar. Hos Fortnox kan användarna även sätta betyg på hur de tycker systemet fungerar.

Vi hoppas att vår guide har gett er lite vägledning och tips hur man bör tänka i jakten på det perfekta systemet, nu återstår bara att önska lycka till och hoppas vi ses på vägen!

Kontrollera att

Teamet på Seven Time