Att driva ett VVS-företag innebär mer än att utföra installationer, reparationer och servicearbeten. Arbetstid ska rapporteras, materialkostnader sammanställas och fakturor skickas till kunderna. Med ett faktureringsprogram för VVS kan du samla informationen digitalt och skapa en smidigare process från utfört arbete till färdig faktura.
På Seven Time vill vi göra administrationen enklare för VVS-företag. Med vårt system kan du registrera arbetstid och material direkt på en arbetsorder, skapa fakturaunderlag och fakturera utan att behöva registrera samma uppgifter flera gånger. På så sätt får du bättre kontroll över företagets fakturering och mer tid till dina kunder.
Varför behöver VVS-företag ett anpassat faktureringsprogram?
VVS-branschen ställer särskilda krav på faktureringen. En arbetsdag kan innehålla allt från mindre serviceuppdrag till omfattande installationer där flera montörer, materialinköp och arbetsmoment behöver dokumenteras.
För att fakturan ska bli korrekt behöver företaget ha kontroll över både den arbetstid som lagts ner och det material som har använts. Dessutom kan olika uppdrag ha olika faktureringsvillkor, exempelvis fast pris, löpande debitering eller ROT-avdrag.
När uppgifterna hanteras manuellt finns det risk att arbetstimmar missas, material inte faktureras eller att information behöver registreras på nytt.
Ett digitalt faktureringsprogram hjälper till att samla informationen och skapa ett mer effektivt arbetsflöde. Istället för att hantera tidrapporter, materiallistor och fakturor separat kan du låta uppgifterna följa med genom hela processen.
Fördelar med ett digitalt faktureringsprogram för VVS
Att digitalisera faktureringen kan underlätta det dagliga arbetet för både rörmokare, montörer och administrativ personal. Här går vi igenom några av de viktigaste fördelarna.
Minska administrationen och spara tid
Att samla in tidrapporter och materialunderlag från olika arbetsplatser kan ta mycket tid, särskilt om informationen dokumenteras på papper eller i separata filer.
Med Seven Time kan medarbetarna registrera arbetstid och material digitalt, direkt på den arbetsorder eller det projekt som arbetet gäller. Informationen kan sedan användas för att skapa fakturor utan att allt behöver sammanställas manuellt.
Det gör det enklare att hantera flera uppdrag samtidigt och minskar behovet av dubbelarbete.
Undvik att missa fakturerbara kostnader
För VVS-företag kan många mindre materialinköp och arbetsmoment snabbt bli en betydande kostnad. Om informationen inte dokumenteras löpande finns risken att vissa kostnader aldrig kommer med på kundens faktura.
Genom att registrera material, arbetstid och andra utlägg i samband med utfört arbete får du ett mer komplett fakturaunderlag.
I Seven Time kan fakturor genereras utifrån registrerad tid, artiklar, utlägg och leverantörsfakturor. Det underlättar arbetet med att få med de kostnader som ska faktureras vidare till kunden.
Få bättre kontroll över obetalda fakturor
En effektiv fakturering handlar inte bara om att skapa och skicka fakturor. Det är också viktigt att kunna följa upp vilka kunder som har betalat och vilka fakturor som fortfarande är obetalda.
I vår kundreskontra får du en översikt över skickade, betalda, obetalda och förfallna fakturor. Du kan registrera betalningar och skicka påminnelser direkt från systemet.
Det ger en tydligare bild av företagets kundfordringar och gör det enklare att följa upp betalningar i tid.
Fakturera arbetstid och material direkt från arbetsordern
För många VVS-företag är arbetsordern en central del av verksamheten. Det är där information om kund, arbetsplats, planerat arbete och utförda arbetsmoment samlas.
Genom att koppla samman arbetsorder och fakturering blir det enklare att ta hand om hela uppdraget, från planering till betalning.
Med Seven Time kan en arbetsorder användas för att samla registrerad tid, material och andra kostnader. När arbetet är utfört kan informationen ligga till grund för faktureringen.
Vill du se Seven Time i action?
Vi bjuder gärna på en demo, fyll i formuläret och hör av dig med en tid som passar dig så återkopplar vi inom kort!
Koppla faktureringsprogrammet till ditt ekonomisystem
Många VVS-företag använder redan ett ekonomisystem för bokföring och ekonomisk uppföljning. Då kan det vara värdefullt att välja ett faktureringsprogram som går att integrera med den befintliga lösningen. I Seven Time erbjuder vi integrationer med bland annat Fortnox, Spiris (tidigare Visma eEkonomi) och Björn Lundén.
Det innebär att du kan skapa fakturor utifrån registrerade arbetstider och material i Seven Time och sedan föra över dem till ditt ekonomisystem. Med exempelvis vår Fortnox-integration kan du även synkronisera kunder och projekt samt importera leverantörsfakturor till Seven Time.
På så sätt kan du behålla ditt befintliga ekonomisystem och samtidigt få ett verktyg som är anpassat för den dagliga hanteringen av VVS-uppdrag.
Vilka funktioner är viktiga i ett faktureringsprogram för VVS?
När du jämför faktureringsprogram är det viktigt att inte bara titta på hur enkelt det är att skapa en faktura. För ett VVS-företag kan det vara minst lika viktigt att systemet kan hantera informationen som behövs innan fakturan skapas.
Vi rekommenderar därför att du utvärderar hur programmet fungerar tillsammans med företagets arbetsorder, tidrapportering och materialhantering.
Fundera också på om verksamheten behöver stöd för både löpande debitering och fastprisuppdrag. Vid större installationer kan möjligheten att delfakturera ett projekt vara värdefull, medan företag som arbetar med återkommande serviceavtal kan ha nytta av automatisk avtalsfakturering.
I Seven Time finns stöd för både fastpris- och löpande fakturering, a conto-fakturering samt återkommande fakturor via avtal.
Eftersom systemet är modulbaserat kan du välja vilka funktioner som passar företagets arbetssätt och komplettera med fler när verksamhetens behov förändras.
Förenkla faktureringen i ditt VVS-företag med Seven Time
Ett faktureringsprogram för VVS ska göra det enklare att få betalt för utfört arbete, hålla reda på materialkostnader och minska tiden som läggs på administration.
Med Seven Time kan du samla tidrapportering, materialhantering, arbetsorder och fakturering i ett och samma system. Vi hjälper dig att skapa en smidigare process där informationen följer med från första arbetsorder till färdig faktura.
Vill du se hur Seven Time kan förenkla faktureringen i ditt VVS-företag? Läs mer om vår faktureringsfunktion eller prova Seven Time kostnadsfritt i 30 dagar.